Wybranie odpowiedniego miejsca na przeprowadzenie konferencji może się wydawać nudnym zajęciem. Po przeczytaniu tego tekstu zobaczysz, że jest to całkiem przyjemne.
Zanim przedstawię Ci jak krok po kroku znaleźć odpowiednie miejsce spośród tych, które są dostępne, napiszę o kilku ważnych zasadach, które musisz mieć na uwadze w trakcie podejmowania decyzji.
Na początku zastanów się, jak dużej sali potrzebujesz biorąc pod uwagę liczbę osób, które chcesz zaprosić. Jest to jedna z najważniejszych decyzji, które pozwolą ci na wstępie wyeliminować sale, które nie spełniają wymogów. Pamiętaj też żeby zwracać uwagę na wielkość sali. Niektóre sale mają odpowiednią ilość miejsc, jednak czasami są zbyt ciasne.
Teraz powinieneś wybrać kilka sal na obszarze, w którym chcesz zorganizować konferencję. Przed podjęciem decyzji odwiedź sale i zobacz czy posiadają odpowiedni klimat (taki, który będzie odpowiadał twoim gościom oraz sponsorom konferencji). Najlepiej pozostawić sobie do wyboru dwie lub trzy sale, aby później móc je przedstawić sponsorom.
Kroki, które musisz podjąć aby wybrać najlepszą salę:
1. Oblicz swój budżet. Na początku najlepiej być dość elastycznym w tej sprawie. Ustal maksymalny limit, którego będziesz się trzymał. Pamiętaj, żeby uwzględnić nieoczekiwane wydatki.
2. Ustal daty rozpoczęcia i zakończenia konferencji. Później skontaktuj się z najważniejszymi uczestnikami i upewnij się, że będą mogli uczestniczyć w wydarzeniu.
3. Wybierz ostateczną lokację. Pamiętaj żeby najpierw dokładnie obejrzeć i sprawdzić salę.
4. Zrób listę wszystkich szczegółów, które zaważą o sukcesie konferencji. Rozstawienie krzeseł, odpowiednie nagłośnienie, wyżywienie dla gości i inne potrzebne usługi.
5. Wynegocjuj jak najniższą cenę za wynajęcie sali. Część osób po prostu godzi się na pierwszą cenę, którą zaproponuje im druga strona. Nie popełniaj tego błędu. Jeżeli masz czas, sprawdź kiedy dana sala jest najbardziej oblegana, a kiedy nic się w niej nie dzieje. Celuj w te daty, gdzie zazwyczaj sala jest pusta i najlepiej pod koniec miesiąca. Często wynajmujący nie wypełni swoich celów sprzedażowych na dany miesiąc. W takim wypadku będzie wolał obniżyć cenę za wynajem, niż nic nie zarobić.
Dzięki tym, prostym wskazówkom uda ci się wybrać odpowiednie miejsce z łatwością. Oczywiście całkowity proces będzie wymagał wiele czasu i zwrócenia uwagi na wiele szczegółów. Jednak ostateczny sukces konferencji sprowadza się w dużej części do wybrania odpowiedniego miejsca.
Tekst: Sal Biz https://www.salebiznesowe.pl/
Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl
Eventy, konferencje, hotele – informacje
> Nowoczesne centrum konferencyjne
> Wybór miejsca na konferencję